سیستم Irisys True Occupancy
سیستم تشخیص اشغال فضای اداری Irisys True Occupancy
نحوه کارکردن در فضای اداری به طور چشمگیری در ۱۸ ماه اخیر عوض شده است. با وجود روند رو به رشد دورکاری قبل از شیوع کووید۱۹، همه گیری این بیماری در تسریع این روند و تمایل بیشتر به دورکاری مزید بر علت شده است. کارایی یکی از مهمترین موضوعات درباره کسب و کارهاست و چیدمان فضای اداری میتواند تا ۲۰ درصد در بهبود کارایی تاثیرگذار باشد.
ایجاد تغییرات در فضای اداری نیازمند یک پروسه برنامه ریزی شده است که در زیر به برخی از مراحل این پروسه اشاره میگردد:
-
یک فهرست تهیه کنید و فضای فعلی را ارزیابی کنید
قبل از انجام بهینه سازی فضای اداریتان بایستی بدانید چه چیزهایی دارید و هرکدام چگونه مورد استفاده قرار میگیرند. متراژ فضای اداری خود را در نظر بگیرید و مشخص کنید که هر کدام از اجزا چقدر فضا را اشغال کرده اند.
اتاق های جلسات، دفاتر، فضای استراحت و …همه را در نظر بگیرید همچنین در باره موارد زیر هم فکر کنید:
- چه چیزهایی هم اکنون دارند خوب کار میکنند و چه چیزهایی باید بهبود پیدا کنند؟
- چگونه تیم های مختلف کاری و دپارتمان های مختلف اداری با چیدمان های مختلف میتوانند با هم کار کنند؟
- پیامدهای زیرساخت های فناوری اطلاعات بر روی چیدمان فضای اداری چیست؟
تهیه فهرست از فضا چیزی نیست که بتوان به راحتی آن را انجام داد. حتی بعد از طراحی چیدمان فضای اداری هم این فهرست بایستی به طور دائم مورد بازبینی قرار گرفته، به روز و مدیریت شود تا متوجه زمان مناسب اعمال تغییرات مجدد در فضای اداری شویم.
-
کاربرد فضای اداری را تجزیه و تحلیل کنید
تهیه یک فهرست برای طرح ریزی استراتژیک فضای اداری کافی نیست. شما همچنین باید بدانید در حال حاضر این فضا چگونه به کار رفته است و این موضوع نیاز به این دارد تا جریان های داده ای در مورد آن مشخص شود. به طور ایده آل شما بایستی درباره معیارهای زیر داده جمع آوری کنید:
- فضای اداری و آنچه اشغال شده است
- تراکم کارمندان در هر فضا
- میزان فضای کاری موجود به ازای هر کارمند
- تناوب استفاده از اتاق ها
سنسورهای اشغال اتاق نصب شده در فضای اداری میتوانند در مشخص کردن میزان استفاده کارمندان از هر فضای مشخص کمک کنند. این سنسورها بسیار بهینه تر از توزیع پرسشنامه بین کارمندان، پاسخگوی سوالات ما خواهند بود.
-
برنامه ریزی استراتژیک
زمانی که فهرست خود را تهیه کردید و فهمیدید که فضای اداری در حال حاضر چگونه مورد استفاده قرار گرفته است، بایستی با استفاده از برنامهریزی استراتژیک مشخص کنید که واقعا میخواهید به چه هدفی برسید. آیا میخواهید از فضا با بهره وری بیشتر استفاده کنید یا صرفا میخواهید هزینه ها را کاهش دهید؟ شاید رفاه کارمندان هدف اول شما باشد یا شاید هم بهره وری مصرف انرژی… مطمئن شوید که وقت کافی برای فهمیدن اهداف اصلی خود گذاشته اید.
بودجه در نظر بگیرید. بودجه ای که در نظر میگیرید میتواند به موارد زیر بستگی داشته باشد:
- مقیاس پروژه چقدر است؟ آیا این کار میتواند توسط خود شما و اعضای داخلی تیمتان انجام شود یا بایستی به یک طراح حرفه ای برون سپاری شود؟
- چه تجهیزات، مبلمان اداری و تسهیلاتی بایستی خریداری یا نصب شود؟
- آیا بایستی برای انجام پروژه موقتا به دفتر کار دیگری بروید یا خیر؟
یک نقشه راه میتواند در کمک به تشخیص میزان هزینه ها عامل کلیدی باشد.
-
برای بهره وری بیشتر نرم افزار مدیریت فضای اداریتان را یکپارچه کنید
همانگونه که در بالا اشاره کردیم، تهیه ی داده های واقعی درباره اینکه در حال حاضر فضای اداری شما چگونه استفاده میشود برای اطمینان از اینکه چقدر در بهره ور کردن این فضا موفق بوده اید ضروری است. اما این موضوع میتواند با استخراج داده از سیستم های یکپارچه مدیریت فضا ارزش بیشتری پیدا کند. مثلا:
- سیستم مدیریت فضای اداری یکپارچه(IWMS)
- سیستم مدیریت ساختمان(BMS)
- نرم افزارهای رزور میز و فضای کاری توسط کارمندان
- نرم افزار رزور اتاق های کاری توسط کارمندان
Irisys True Occupancy راه حل هایی برای یکپارچه سازی سیستم های مدیریت فضای اداری با سیستم های مدیریت ساختمان های هوشمند ارائه میدهد که از آن جمله میتوان به API سفارشی برای هر سازمان اشاره کرد.